Deutsche Freistellung – was ist das und wie erhält man sie?

Wer sollte eine Freistellungsbescheinigung besitzen?

Die Bauabzugsteuer sollte vom Auftraggeber einbehalten werden, wenn sein Subunternehmer eine Bauleistung erbracht hat, keinen gültigen Freistellungsbescheinigung besitzt und der auszuzahlende Betrag höher als 5.000,00 Euro ist oder die bisher ausgezahlten Rechnungen 5.000,00 Euro überschritten haben. Unternehmer, die als Subunternehmer tätig sind, sollten unabhängig von der Rechtsform ihres Unternehmens ein solches Dokument besitzen. Sind Sie Auftraggeber und erhalten den Auftrag von einem anderen Unternehmen, sind Sie ebenfalls verpflichtet, der Firma, für die Sie arbeiten, einen gültigen Freistellungsbescheinigung vorzulegen.

Was passiert, wenn der Freistellungsbescheinigung fehlt?

Sind Sie Subunternehmer und besitzen keinen gültigen Freistellungsbescheinigung, behält Ihr Auftraggeber 15 % des auszuzahlenden Betrags ein, zur Absicherung möglicher Steuerverpflichtungen, die das deutsche Finanzamt gegenüber Ihnen oder Ihrem Unternehmen haben könnte.

Haben Sie einen Subunternehmer, der die erforderliche Freistellungsbescheinigung zum Zeitpunkt der Rechnungszahlung nicht vorgelegt hat, müssen Sie 15 % einbehalten. Sie sind verpflichtet, eine Erklärung über diesen Einbehalt abzugeben, die Vorauszahlung an das Finanzamt zu leisten und dem Subunternehmer eine Bescheinigung über die erfolgte Meldung zu übermitteln.

Es ist außerdem zu beachten, dass der Auftraggeber für die Einbehaltung und Abführung der Bauabzugsteuer verantwortlich ist.

Die Bauabzugsteuer wird jedoch nicht einbehalten, wenn der Wert der für einen bestimmten Auftraggeber erbrachten Bauleistungen 5.000 Euro nicht überschreitet.

Wann sollte der Antrag auf Freistellung gestellt werden?

Aufgrund der langen Bearbeitungszeit sollten die Unterlagen für die Freistellungsbescheinigung so früh wie möglich, idealerweise vor Beginn des Auftrags, eingereicht werden. Wenn der Antragsteller im Baugewerbe in Deutschland tätig ist, sollte er vor der Antragstellung prüfen, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und sicherstellen, dass der Gesellschaftsvertrag aktuell ist.

Wie lange dauert es, bis man die Freistellungsbescheinigung erhält?

Auf die Ausstellung dieses Dokuments wartet man in der Regel zwischen einer Woche und bis zu drei Monaten. Dies hängt vom zuständigen Finanzamt ab, bei dem die Unterlagen eingereicht werden, und davon, wer den jeweiligen Antrag bearbeitet. Wie im Leben üblich, gibt es Sachbearbeiter, die schneller oder langsamer arbeiten.

Ein polnischer Unternehmer, der Bauleistungen erbringt, unterliegt vier Finanzämtern: Finanzamt Cottbus, Finanzamt Hameln, Finanzamt Nördlingen und Finanzamt Oranienburg. Welchem Finanzamt der jeweilige Unternehmer zugeordnet wird, hängt vom ersten Buchstaben des Nachnamens des Unternehmers oder im Falle juristischer Personen vom Firmennamen ab. Aus der Praxis wissen wir, dass beim Finanzamt Nördlingen die Wartezeit am längsten ist.

Die Wartezeit auf die Freistellungsbescheinigung kann auch durch Urlaubszeiten und Feiertage verlängert werden.

Was kann man tun, um die Ausstellung der Freistellungsbescheinigung zu beschleunigen?

• Man sollte so schnell wie möglich alle erforderlichen Unterlagen und unterschriebenen Formulare an unser Büro in Zgorzelec liefern.
• Zur Beschleunigung bearbeiten wir die Formulare und Unterlagen in unserem Unternehmen innerhalb eines Tages und senden sie noch am selben Tag direkt über die deutsche Post. In Deutschland arbeitet die Post sehr effizient, in 90 % der Fälle erfolgt die Zustellung am nächsten Tag.
• Falls wir feststellen, dass sich die Ausstellung der Freistellungsbescheinigung verzögert, rufen die Mitarbeiter unseres Unternehmens direkt den Sachbearbeiter an, der für die Bearbeitung des Antrags zuständig ist, und bitten um eine schnellere Bearbeitung.
• Häufige Verzögerungen bei der Ausstellung dieses Dokuments oder manchmal eine Ablehnung resultieren daraus, dass Unternehmer, die das Dokument beantragen, ihre steuerlichen Angelegenheiten beim deutschen Finanzamt nicht geregelt haben. Dies können Rückstände bei der Einkommensteuer oder der Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) sein. Ein weiterer Grund kann die Nichterfüllung aller Pflichten gegenüber dem deutschen Finanzamt sein, z. B. verspätete Antworten auf Schreiben oder fehlende Steuerprüfungen. Deshalb überprüfen die Mitarbeiter unseres Unternehmens vor dem Versand der Unterlagen zur Freistellungsbescheinigung gemeinsam mit dem Kunden, ob alle Angelegenheiten aus der Vergangenheit beim deutschen Finanzamt erledigt sind. Falls dies nicht der Fall ist, unterstützen wir mit Zustimmung des Unternehmers bei der Erledigung der ausstehenden Formalitäten beim Finanzamt.
• Verzögerungen entstehen auch dadurch, dass die Bescheinigung an die angegebene Adresse in Polen mit normaler Post und nicht als Einschreiben versendet wird. Aus der Praxis wissen wir, dass Unternehmer, die eine polnische Zustelladresse angegeben haben, dieses Dokument stark verzögert oder gar nicht erhalten haben, da es von der polnischen Post verloren ging. Aus diesem Grund empfehlen wir unseren Kunden, unsere deutsche Zustelladresse zu nutzen. Die meisten unserer Kunden nutzen im Rahmen des mit uns abgeschlossenen Vertrages neben der deutschen Zustelladresse einen Service, der die fristgerechte, professionelle und fehlerfreie Bearbeitung der Unterlagen und Meldungen sowie die Rechnungsstellung nach polnischem und deutschem Recht garantiert.

Welche Unterlagen werden für die Beantragung der Freistellungsbescheinigung benötigt?

Wenn das Dokument zum ersten Mal beantragt wird, muss das Unternehmen zunächst beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Zur Erlangung der Freistellungsbescheinigung müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:

• Originale Steueransässigkeitsbescheinigung (Ansässigkeitsbescheinigung), dieses Formular wird vom Finanzamt in Polen bestätigt. Der Antrag kann selbstständig online auf der Website https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/ gestellt werden. Dabei beantragt man das Dokument CFR-1.

• Eine Kopie der Gewerbeanmeldung (CEIDG) zusammen mit einer Kopie der beglaubigten Übersetzung.
• Eine Kopie des Personalausweises.
• Eine Kopie der unterzeichneten Verträge.
• Eine Kopie der ausgestellten Rechnungen für den Auftrag in Deutschland.
• Ausgefüllte Antragsformulare, die viele wichtige Informationen enthalten, u. a.:

1. Daten des Unternehmens oder der Einrichtung, die die Freistellungsbescheinigung beantragt, einschließlich der deutschen Steuernummer und der Bankkontonummer.
2. Anzahl der in Polen beschäftigten Mitarbeiter und Anzahl der nach Deutschland entsandten Mitarbeiter.
3. Daten zum Auftraggeber und zur Baustelle.

Wenn der Bauunternehmer die Freistellungsbescheinigung erneut beantragt, um das Dokument zu verlängern, muss ein neuer Antrag zusammen mit den Unterlagen eingereicht werden. In manchen Fällen muss der schriftliche Antrag um eine Antwort auf ein Schreiben, eine Steuerprüfung oder die Abrechnung mit dem deutschen Finanzamt ergänzt werden.

Für welchen Zeitraum wird die Freistellungsbescheinigung ausgestellt?

Aus der Praxis wissen wir, dass die erste Freistellungsbescheinigung in der Regel für einen Zeitraum von 3 Monaten ausgestellt wird. Die zweite und jede weitere wird jährlich für einen Zeitraum von einem Jahr ausgestellt, vorausgesetzt, dass beim deutschen Finanzamt alle Meldungen rechtzeitig erfolgen und alle Angelegenheiten erledigt wurden.

Wie kann man die 15 % Bauabzugsteuer (Bauabzugsteuer) zurückerhalten?

Wenn 15 % Bauabzugsteuer einbehalten wurden, kann die Erklärung zur Rückerstattung der Bauabzugsteuer (einbehaltener Betrag) nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Einbehalt erfolgte, eingereicht werden. Zunächst muss eine Steuerprüfung des Unternehmens und der Mitarbeiter durchgeführt werden. Nach Bestätigung, dass keine Steuerpflicht in Deutschland besteht, kann der Antrag auf Rückerstattung gestellt werden. Sollte eine Steuerpflicht bestehen, muss die Steuer zunächst abgeführt werden, bevor die Rückerstattung der einbehaltenen Bauabzugsteuer beantragt werden kann. Dem Antrag ist das Formular beizufügen, das den Einbehalt der Bauabzugsteuer bestätigt (dieses haben Sie vom Auftraggeber erhalten).

Wenn Ihnen eine schnelle Ausstellung der Freistellungsbescheinigung wichtig ist, laden wir Sie ein, die Dienstleistungen unseres Büros in Anspruch zu nehmen.

Sehen Sie, wobei wir Sie sonst noch entlasten können.

ÜBERPRÜFUNG DER UNTERLAGEN:

Sind Sie sich unsicher, ob Sie die Unterlagen korrekt ausgefüllt haben? Fürchten Sie, dass Sie nicht alle Anforderungen für die Führung eines Bauunternehmens in Deutschland kennen? Benötigen Sie fachkundige Beratung?

Melden Sie sich bei uns, und wir überprüfen Ihre Unterlagen genau auf Übereinstimmung mit dem deutschen Recht.

SEKRETARIAT:

Im Rahmen der Sekretariatsarbeiten helfen wir bei:

• dem Umgang mit Korrespondenz, sowohl per E-Mail als auch auf dem Postweg,
• der Information über eingehende Post und der Beantwortung von Fragen zu erhaltenen Dokumenten sowie der Unterstützung bei einer effizienten Bearbeitung derselben.

RECHNUNGSSTELLUNG:

Haben Sie keine Zeit, Rechnungen auszustellen? Möchten Sie sich auf die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens konzentrieren und die Papierarbeit uns überlassen?

Im Rahmen des abgeschlossenen Vertrages unterstützen wir Sie gerne bei:

• der Ausstellung von Rechnungen gemäß den geltenden Vorschriften,
• der Erstellung von Angeboten,
• der Ausstellung von Rechnungskorrekturen,
• dem Verfassen von Mahnungen für unbezahlte Rechnungen,
• dem Kontakt mit den Auftraggebern.

AUFBEWAHRUNG VON UNTERLAGEN:

Erbringen Sie Bauleistungen in Deutschland oder entsenden Sie Mitarbeiter nach Deutschland? Benötigen Sie einen Ort zur Aufbewahrung Ihrer Unternehmensunterlagen?

Als polnisches Unternehmen sind Sie verpflichtet, die Unternehmensunterlagen an der angegebenen Adresse in Deutschland aufzubewahren, um deren Überprüfung durch die zuständigen Behörden zu ermöglichen.

Kommen Sie zu uns und überlassen Sie uns Ihre Unterlagen.